In einer Arztpraxis ist der Büroleiter einer der wichtigsten Mitarbeiter, die Sie einstellen können. Diese Position ist derjenige, der dafür verantwortlich ist, all die kleinen Details zu sehen, die in die Führung des Unternehmens einfließen, damit sich der Arzt auf die tatsächliche Behandlung der Patienten konzentrieren kann.
Was ist also wichtig für diese wichtige Einstellung? Wir haben mit einigen Experten aus der Medizinbranche gesprochen, um einige der besten Qualitäten und Best Practices für die Suche nach den besten Kandidaten für den Büromanager zu ermitteln. Hier sind einige Top-Tipps.
Wie man einen medizinischen Büromanager anstellt
Betonung der Persönlichkeit über die Erfahrung
Erfahrung und Fähigkeiten sind in jedem Job wichtig. Sie sollten niemanden einstellen, der völlig unqualifiziert ist. Solange jedoch jemand die Mindestqualifikationen für den Job erfüllt, sollte die Einstellung und Persönlichkeit, die er während des Einstellungsprozesses zeigt, lauter sein als alle zusätzlichen Jahre in der Branche.
Manny Oliverez, ein 20-Jahr Veteran der Healthcare-Industrie und CEO von Capture Billing & Consulting sagte in einer E-Mail an Small Business Trends: "Die Nummer eins Qualität, nach der ich suche, ist Persönlichkeit, noch vor der Erfahrung. Der Manager muss ein Team entwickeln, und ich glaube, es beginnt mit einer positiven, freundlichen Einstellung und einem guten Sinn für Humor. "
Suchen Sie nach einem vielfältigen Skill-Set
Wenn es um Fähigkeiten geht, muss ein Büroleiter in einer Arztpraxis eine große Vielfalt bieten. Dies bedeutet nicht notwendigerweise, dass sie in allen Ländern der wichtigste Experte der Nation sein müssen, aber sie müssen zumindest anpassungsfähig genug sein, um bei Bedarf verschiedene Rollen zu übernehmen.
Mary Pat Whaley, Gründerin und Präsidentin von Manage My Practice, einer Beratungsfirma für Praxismanagement, sagte in einer E-Mail an Small Business Trends: "Der Büroleiter oder Praxisadministrator ist die Person, die viele Hüte tragen muss: Personalmanager, Kreditoren Manager für Gehaltsabrechnung, Abrechnung und elektronische Krankenakten, Facility Manager, Compliance Manager, Vermarkter und Kundendienstmitarbeiter. Diese Person hat Verantwortlichkeiten für das Risikomanagement und sorgt dafür, dass der tägliche Ablauf des Büros reibungslos verläuft, manchmal sogar, wenn nötig, um an verschiedenen Stationen im Büro zu arbeiten. "
Finde jemanden, der keine Angst vor Veränderung hat
Darüber hinaus könnte ein guter Büroleiter neue Wege finden, um das Geschäft im Laufe der Zeit zu verbessern. Suchen Sie nach Leuten, die gute Ideen zu haben scheinen und keine Angst haben, zu sprechen, wenn eine Idee auftaucht.
Oliverez sagt: "Viel zu oft höre ich Führungskräfte sagen:" So wurde es immer gemacht. "Die Dinge ändern sich und sie müssen proaktiv sein und neue und bessere Wege finden, Dinge zu tun. Sie können keine Angst vor Veränderung haben. "
Lass sie Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Kommunikationsfähigkeiten, die in jedem Bereich wichtig sind, sind besonders wichtig für Büro-Manager-Positionen. Achten Sie also bei Ihrer E-Mail-, Telefon- und persönlichen Kommunikation mit jedem Kandidaten darauf, wie deutlich Sie Punkte und wichtige Informationen vermitteln und wie gut sie zuhören.
Oliverez sagt: "Ein guter Büroleiter wäre ein guter Lehrer, Kommunikator und Zuhörer. Beim Aufbau eines Teams wird viel trainiert und trainiert, es hört nie auf. Die Kommunikation und das Zuhören Ihrer Mitarbeiter ist dabei sehr wichtig und hilft, den Respekt der Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. "
Betonen Sie die Erreichbarkeit
Da Büroleiter oft so viele Hüte tragen müssen, ist es wichtig, dass die Person unterwegs lernen kann. Fragen Sie daher während des Interviewprozesses nach Situationen, in denen sie als Erwachsene lernen oder sich anpassen müssen.
Fragen Sie nach, wie sie sich in schwierigen Situationen gefühlt haben
Darüber hinaus ist es eine gute Idee, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sie mit stressigen oder komplizierten Problemen umgehen können, da sie wahrscheinlich mit vielen von denen in der Rolle umgehen werden.
Whaley sagt: "Mit all dieser Verantwortung muss ein großartiger Büromanager unerschütterlich sein. Sie muss in der Lage sein, mit den fast täglichen Veränderungen im Gesundheitswesen Schritt zu halten und die Praxis und den Arzt zu strategischen Entscheidungen zu bewegen. "
Suche nach Leuten, die bereit sind, hier zu bleiben
Ein Büroleiter gibt den Ton für das Büro vor. Wenn du also einen konstanten Umsatz erlebst, kann es die Praxis fast ständig wechseln. Fragen Sie während des Prozesses nach den langfristigen Plänen jedes Kandidaten und legen Sie eine Priorität auf diejenigen, die wirklich daran interessiert sind, dabei zu bleiben.
Holen Sie sich eine Vorstellung von ihrem Arbeitsstil
Es kann auch eine gute Idee sein, Top-Kandidaten für einen halben Tag ins Büro einzuladen, um das gesamte Personal zu treffen, zu sehen, wie das Büro funktioniert und ein Gefühl für den Job zu bekommen. Dies gibt Ihnen mehr Zeit, um Persönlichkeit und Fähigkeiten zu beurteilen.
Nehmen Sie den Rest Ihres Teams in Betracht
Da ein Büroleiter derjenige sein wird, der täglich mit den Mitarbeitern zu tun hat, sollten auch ihre Meinungen berücksichtigt werden.
Oliverez fügt hinzu: "Fassen Sie die Meinungen der Mitarbeiter zusammen und bewerten Sie, ob der Kandidat als Ihr neuer Büroleiter sehr gut passt."
Haben Sie keine Angst, um Hilfe zu bitten
Schließlich kann der eigentliche Einstellungsprozess ein wenig entmutigend sein. Also haben Sie keine Angst, Input von einem Profi zu bekommen.
Whaley fügt hinzu: "Wenn Sie einen Büroleiter einstellen, möchten Sie vielleicht Hilfe von außen in Form eines Beraters oder eines anderen in der Gemeinde angesehenen Praxisleiters in Anspruch nehmen. Ärzte wissen oft nicht, welche Fragen zu stellen sind, aber Berater und andere Manager tun dies. Hab keine Angst, um Hilfe zu bitten! "
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