Wenn Sie sich kürzlich entschieden haben, ein Unternehmen zu gründen, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass es eine Menge harter Arbeit ist. Von der Finanzierung Ihrer Idee über die Vermarktung bis hin zur Einstellung neuer Mitarbeiter können die Dinge etwas hektisch werden. Daher ist es wichtig, Zeit zu sparen, wann immer es möglich ist, damit Sie alles erreichen können, ohne die Qualität zu opfern. Ein Bereich, in dem Sie am wahrscheinlichsten Zeit in der Buchhaltung verbringen, ist die Buchhaltung. Während die Buchhaltung ein wesentlicher Bestandteil für den reibungslosen Geschäftsbetrieb ist, gibt es keinen Grund, dass die Verwaltung viel Zeit in Anspruch nehmen sollte.
Wie man Zeit in der Buchhaltung spart
Verwenden Sie die automatisierte Abrechnung
Es kann sehr zeitaufwendig sein, am Computer zu sitzen und alle Gehälter Ihrer Mitarbeiter manuell zu bearbeiten. Sie müssen jeden Mitarbeiter durchlaufen, seine Stunden genehmigen, die Schecks ausdrucken, sie unterschreiben und datieren und sie dann in die Post geben. Es gibt eine einfachere Möglichkeit, all dies zu bewältigen, und zwar über die automatische Gehaltsabrechnung.
Automatisierte Gehaltsabrechnungssysteme erledigen alle Druck-, Signatur- und Datierungsarbeiten für Sie. Alles, was Sie tun müssen, ist die Zahlung zu genehmigen, und Schecks werden sofort versandt. Ihre Mitarbeiter werden es schätzen, ihre Schecks schneller zu erhalten, während Sie Ihre Zeit anderswo im Geschäft verbringen können.
Verwenden Sie Business-Factoring-Darlehen
Wenn Sie zu viel Zeit damit verbringen, Kundenzahlungen ausfindig zu machen, so dass Ihr Geschäft nicht untergeht, sollten Sie vielleicht einen Business-Factoring-Kredit in Erwägung ziehen. Business Factoring ist, wenn Sie Ihre Kundenrechnungen an eine Finanzgesellschaft verkaufen. Das Unternehmen zahlt Ihnen dann sofort 75-Prozent des Rechnungsbetrags, sodass Sie schnell auf das Kapital zugreifen können. Wenn der Kunde zahlt, erhalten Sie den Rest Ihres Geldes minus Factoring-Gebühren.
Erstellen Sie ein Online-Banking-Konto
Heutzutage ist es schwer, eine Institution zu finden, die kein Online-Banking anbietet. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Dienste in vollem Umfang nutzen, da dies Ihre Reisen zur Bank drastisch reduzieren kann. Anstatt aus dem Weg zu gehen, um Geld abzuheben oder Schecks einzahlen, müssen Sie nur ein paar Knöpfe klicken, um Ihr Geld zu bewegen.
Dies erleichtert insbesondere die Bezahlung von Verkäufern oder die Ausstellung von Rückerstattungen an Kunden, da Sie lediglich automatische Zahlungen in Ihrem Konto einrichten müssen. Sie haben auch sofortigen Zugriff auf Kontostände, Abbuchungen und Gutschriften, was gut sein kann, wenn Sie Ihre Buchhaltung überprüfen möchten.
Investieren in Buchhaltungssoftware
Eine zuverlässige Buchhaltungssoftware wie QuickBooks ist unerlässlich, um Ihre Buchhaltung auf ein Minimum zu beschränken. Mit dieser Art von Programm können Sie Ihre Bankkonten verfolgen, Berichtsdaten erstellen, Einzahlungen und Belastungen erfassen und vieles mehr. Sie müssen nie wieder einen manuellen Bericht erstellen.
Diese Software wird jedoch nur dann effektiv sein, wenn Sie wissen, wie Sie sie verwenden können. Ziehen Sie in Betracht, einen Kurs über die Software zu machen, um sich damit besser vertraut zu machen. Ja, das wird dir etwas von deiner kostbaren Zeit nehmen, aber du wirst in der Zukunft unendlich viele Stunden sparen, wenn du ausgeglichene und genaue Bücher hast. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie der Buchhaltung regelmäßig Zeit widmen, sonst könnten Sie feststellen, dass Sie zu weit zurückfallen.
Verfolgen Sie die Geschäftsberichte
Wann immer es Zeit ist, Ihre Steuern zu zahlen, möchten Sie sicherstellen, dass Sie alles in Ordnung haben. Aus diesem Grund sollten Sie alle Ihre Geschäftsbuchungen im Auge behalten, während Sie sie ausgeben. Der Versuch, im April eine Liste zu erstellen, wird Ihnen nur große Kopfschmerzen bereiten und wertvolle Stunden an Ihrem Arbeitstag verschwenden. Bewahren Sie stattdessen Ihre gesamte Dokumentation für diese Ausbuchungen an einem sicheren Ort auf und starten Sie ein Dokument, in dem die von Ihnen getätigten Käufe und die in Ihrem Unternehmen verwendeten Käufe klar definiert sind.
Mieten Sie einen CPA
Wenn Sie in Zahlen schrecklich sind und feststellen, dass Sie häufig Fehler in Ihrer Buchhaltung machen, möchten Sie vielleicht in die Einstellung eines CPA investieren, um die Finanzen Ihres Unternehmens zu verwalten. Diese Buchhaltungsexperten wissen genau, wie Gebühren zu dokumentieren, Konten zu bilanzieren und geschätzte Ausgaben zu berechnen.
Wenn Sie nicht das Kapital für einen Vollzeit-CPA-Buchhalter haben, sollten Sie zumindest einen CPA für die Steuererhebung einstellen. Wenn Sie Buchhaltung studiert haben, ist die Wahrscheinlichkeit, dass herauszufinden, Business Steuern nicht so einfach sein, wie es sich anhört. Ein CPA weiß genau, was und wie zu archivieren, um Ihre Zeit freizugeben und Sie vor der IRS zu schützen.
Bleiben Sie auf der Höhe Ihrer Finanzen
Stellen Sie sicher, dass Sie nicht Buchhalter auf den Backburner setzen, um dringender Probleme zu behandeln. Auch wenn es so aussehen mag, als ob Sie diesen neuen Finanzbericht aufschieben könnten, ist es wichtig, dass Sie das nicht tun. Wenn Sie Ihre Geschäftsausgaben nicht erfassen, kann es ein Albtraum sein, sich zu bemühen, sich wieder zu fangen. Wenn Sie es nicht rechtzeitig schaffen, werden Sie möglicherweise nicht in der Lage sein, ein genaues Bild davon zu bekommen, wie viel Geld Ihr Unternehmen tatsächlich verdient.
Versuchen Sie stattdessen, mindestens einen Tag pro Woche zu reservieren, um die Bücher auszugleichen und sicherzustellen, dass alle Ihre letzten Transaktionen in Ihrer Buchhaltungssoftware gespeichert sind.
Trennen Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen Finanzen
Während dies für einige offensichtlich erscheinen mag, ist es wichtig darauf hinzuweisen, dass viele Unternehmer keine separaten Konten erstellen, bis die Dinge unwiderruflich miteinander verknüpft sind. Stellen Sie sicher, dass Sie separate Sparkonten, Girokonten und Kreditkarten haben. Auf diese Weise können Sie genauer verfolgen, wie viel Sie für Ihr Unternehmen ausgeben, ohne dass Sie sich damit auseinandersetzen müssen, wie viel Sie am letzten Wochenende in der Bar ausgegeben haben. Tragen Sie immer eine persönliche Karte und eine Visitenkarte bei sich, da Sie nie wissen, wann Sie etwas für das Geschäft abholen müssen.
Beim Eigentümer und Gründer eines neuen Unternehmens sollte die Buchhaltung nicht zu Ihren Hauptaufgaben gehören. Das bedeutet jedoch nicht, dass es nicht wichtig ist. Indem Sie die Grenze zwischen Qualitätserfassung und schnelleren Produktionstechniken gehen, sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie anderswo verbringen können.
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