Eine der größten Herausforderungen, denen sich viele Unternehmen gegenübersehen, wenn sie versuchen, bestimmte staatliche Vorschriften einzuhalten, ist die Implementierung von Zeiterfassungssoftware. Mit einer Vielzahl von Optionen, einschließlich Low-Tech und High-Tech, kann es eine Herausforderung sein, die richtige Software, die richtigen Methoden und die Best Practices zu finden, um unternehmensweit zu implementieren.
Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für Arbeitszeittabellen, die einige der grundlegendsten und wichtigsten Verfahren zum Auffinden der richtigen Zeiterfassungssoftware für Ihr Unternehmen enthalten.
Implementieren Sie die Zeitverfolgung von oben nach unten
Nichts kann die Mitarbeiter mehr demoralisieren als das Gefühl, dass es einen doppelten Standard gibt, besonders wenn es darum geht, ihre Zeit zu verfolgen. Wenn der Chef nicht nur die Zeiterfassung fördert, sondern diese auch nutzt, hilft dies den Mitarbeitern, die Bedeutung der Zeiterfassung für alle Beteiligten zu betonen.
Es gibt viele kreative Möglichkeiten, die gesamte Organisation zur Rechenschaft zu ziehen. Die Werbeagentur Colle + McVoy implementierte nicht nur ein Arbeitszeittabellensystem, sondern auch eine Softwarelösung, die es ermöglicht, jeden Freitag einen firmenweiten Bierkühlschrank zu eröffnen, vorausgesetzt, dass alle Mitarbeiterzeittabellen pünktlich eingereicht werden.
Laut Adweek:
"Colle + McVoy hat eine wundersame Maschine namens TapServer entwickelt - ein" Multi-Keg-Bierverteilungssystem ", das RFID und speziell geschriebene Software verwendet, um zu überprüfen, ob Sie nicht mehr faul sind, Ihre Zeiterfassung fertigstellen und Ihr Gratis-Bier verdienen . "
Vor allem, wenn etwas so unpopulär ist wie die Zeiterfassung, das Wissen, dass der Chef es selbst genug schätzt, um unternehmensweit die gleichen Regeln anzuwenden, kann eine starke Motivation für alle anderen sein, ihren Teil dazu beizutragen.
Biete das notwendige Training an
Kommunikation ist alles. Wenn Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten verstehen, was mit einer genauen Zeiterfassung verbunden ist, kann sich die Reaktion Ihrer Mitarbeiter auf Ihre neuen Zeiterfassungsrichtlinien sprunghaft ändern. Wenn sie die guten Absichten eines Mitarbeiters nicht verstehen, kann dies zu Fehlern und fehlenden Informationen in Arbeitszeittabellen führen.
Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit Regierungsbehörden arbeiten, entweder stündliche oder Gehaltsangestellte oder andere Organisationen mit strengen Zeiterfassungsanforderungen. Korrektes Training kann oft den Unterschied bedeuten, ob man einem Vertrag treu bleibt oder einen wertvollen Vertrag verliert.
Automatisieren Sie den gesamten Prozess
DCAA News ist eine Organisation, die Informationen für Auftragnehmer bereitstellt, die DCAA-konforme und sichere Regierungsverträge werden wollen. Da die Einhaltung der DCAA-Richtlinien eine genaue Zeiterfassung erfordert, sollte eine der Empfehlungen der DCAA News beachtet werden:
"... Überspringen Sie jede Form der manuellen Buchführung; Erleichtern Sie sich das Leben mit einem automatisierten Softwaresystem, das DCAA-konform ist. Diese Softwarepakete können darüber informieren, welche Daten verfolgt werden müssen, Genehmigungen automatisieren, Mitarbeiter von überall ein- und aussteigen lassen, Rechnungen erstellen, Downloads in QuickBooks ermöglichen, Zeit vermerken, extrem detaillierte Ad-hoc-Berichte erstellen und ein Passwort bereitstellen Schutz und so weiter. Mit diesen Softwarepaketen können Manager den Managern konkretere Aufgaben zuweisen und gleichzeitig genaue Arbeitszeittabellendaten anzeigen. "
Durch die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse bleiben Sie nicht nur behördlich konform, sondern können auch Ihre Unternehmensdaten zuverlässig schützen. Laut einer Studie von IBM, "95 Prozent aller Sicherheitsvorfälle beinhalten menschliche Fehler." Ja, das ist wahnsinnig hoch.
Durch die Automatisierung Ihrer Prozesse wird dieses Datenrisiko nicht nur gemindert, sondern Sie werden auch Compliance-Anforderungen erfüllen. Und solange Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend diesen neuen Systemen schulen, wird Ihr Unternehmen in der Lage sein, Ihr Arbeitszeittabellensystem optimal zu nutzen .
Zu stündlichen Mitarbeitern wechseln
Während Angestellte in der Theorie gut klingen können, funktioniert die Vereinbarung in der Praxis selten für Arbeitgeber oder Arbeitnehmer. Für einen Mitarbeiter ist es viel zu einfach, den nicht-ergebnisorientierten Gehaltsscheck zu nutzen, während viele Arbeitgeber versuchen, vom Mitarbeiter mehr als das Geld zu bekommen. Das Ergebnis ist oft ein Tauziehen, in dem Produktivität das ultimative Opfer ist.
April Dykman, der für Get Rich Slowly schreibt, beschreibt einige dieser Herausforderungen:
"Bei einem anderen Job wurde mir gesagt, dass Gehaltszahlungen bedeuten, dass, wenn wir das Büro früh schließen, Sie immer noch bezahlt werden." Aber wir schlossen das Büro vielleicht zwei oder drei Nachmittage außerhalb des Jahres, und es gab viele, viele Veranstaltungen, die 8 + Stunden benötigten. Einmal habe ich einen 22-Stunden-Tag für eine besonders große Veranstaltung angesetzt. "
Eine weitaus bessere Lösung besteht darin, alle Mitarbeiter in Stundenlöhne zu versetzen, wobei jede Partei klar versteht, was erwartet wird, und dass es weit weniger Raum gibt, den einen Vorteil aus dem anderen zu ziehen.
Zeichnen Sie Ihre tägliche Zeit auf
Einer der größten Fehler, die viele machen, ist die Aufzeichnung von Arbeitszeitblättern am Ende der Woche. Viele von uns können sich kaum daran erinnern, was wir gestern zum Frühstück hatten, geschweige denn daran erinnern und ganze Arbeitstage nach der Tat neu erschaffen. Stellen Sie sicher, dass alle Personen im Unternehmen ihre Arbeitszeittabelle mindestens einmal täglich aufzeichnen, um gute Aufzeichnungen und bewährte Verfahren zu erhalten.
Umgekehrt, um dies zu erleichtern, stellen Sie sicher, dass der Prozess der Aufzeichnung einer Arbeitszeittabelle nicht so verwickelt ist, dass es eine große Aufgabe ist, dies zu tun. Die Aufnahme einer Arbeitszeittabelle sollte täglich nur wenige Minuten dauern.
Obwohl dies sicherlich nicht erschöpfend ist, sind diese Best Practices für Arbeitszeittabellen einige der wichtigsten und werden leider übersehen.
Wenn Ihre Organisation diese implementieren kann, während das Arbeitszeittabellensystem implementiert wird, und weiterhin klar und effektiv mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren kann - Ihr Unternehmen wird umso besser dafür arbeiten.
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