Ein kleines Unternehmen zu führen heißt, sich in einer Landschaft zu behaupten, die wettbewerbsfähiger ist als je zuvor, begrenzte Ressourcen nutzt und wahrscheinlich mehrere Hüte gleichzeitig trägt. Jeder Dollar zählt, was oft dazu führt, dass man auf hilfreiche Tools verzichtet, um Kosten zu sparen - wie bei einem Business-Telefon-System. Obwohl sie in vielerlei Hinsicht nützlich sind, sind sie auch teuer und nicht immer für Teams geeignet, deren Mitglieder aus der Ferne arbeiten oder häufig reisen.
Es gibt eine ziemlich einfache Alternative: Vergessen Sie ein Telefonsystem. Benutze einfach deine Handys! Jeder hat einen, sie sind großartig, der braucht noch etwas. Recht? Es ist sicherlich eine Option, aber eine, die mit Nachteilen einhergeht, und dank der neuen Technologie gibt es keine Notwendigkeit mehr, sich abzusetzen. Geben Sie das Cloud-Telefonsystem ein.
Im Rest dieses Artikels erklären wir:
- Was ist ein Cloud-basiertes Telefonsystem?
- Was Sie verpassen, ohne ein Cloud-Telefonsystem.
- Wie Sie Ihr Telefon-Erlebnis mit einem Anrufbeantworter weiter stärken können.
Was ist ein Cloud-basiertes Telefonsystem?
Ein cloudbasiertes Telefonsystem (auch bekannt als virtuelles Telefonsystem) verleiht Ihrem Smartphone im Wesentlichen die Funktionalität eines anspruchsvollen Business-Telefonsystems ohne den beängstigenden Preis oder unnötige Hardware. Sie sind wendig (Setup beinhaltet wenig mehr als das Herunterladen einer App), erschwinglich (keine Verträge, niedrige monatliche Preise), und sie gehen, wohin Sie gehen. Entwickelt, um Ihr Geschäft so ausgefeilt und professionell wie möglich erscheinen zu lassen, sind Cloud-Telefonsysteme zweifellos die Zukunft der Geschäftskommunikation.
Wie kann mein Geschäft davon profitieren?
Die Verwendung Ihrer persönlichen Telefonnummer als Ihre Geschäftsnummer bringt eine Reihe von Nachteilen und Unannehmlichkeiten mit sich, von denen die erste ist: sie ist einfach unprofessionell. In den Augen der meisten Kunden hat ein etabliertes Unternehmen eine eigene Telefonnummer. Eine persönliche Telefonnummer anstelle eines kann Sie kleiner aussehen lassen, ein potenziell kostspieliges und leicht vermeidbares Problem. Wenn Sie Ihr Cloud-Telefonsystem einrichten, wählen Sie entweder eine neue lokale oder gebührenfreie Telefonnummer oder einen Port in einer vorhandenen Nummer. Diese Nummer klingelt an jedem gewünschten Telefon und gibt Ihnen und Ihrem Team eine bessere Kontrolle über Ihre Telefonanrufe.
Das Fehlen einer Business-Telefon-System kann auch Kopfschmerzen für Ihre Kunden verursachen. Eine bestimmte Person oder Abteilung in Ihrer Firma am Telefon zu erreichen, ist viel schwieriger, wenn jeder seine eigene Telefonnummer verwendet - zwölf Telefonnummern gleichzeitig zu annoncieren ist nicht gerade optisch ansprechend - und Sie können darauf wetten, dass sie schnell einen Konkurrenten nennen nach einem frustrierenden Telefon-Erlebnis. Hier glänzt Ihr Cloud-Telefonsystem: Call-Routing-Steuerelemente verbinden Ihre Anrufer mit allen Mitarbeitern in Ihrem Team über dieselbe Telefonnummer. Sobald sie angerufen werden, werden sie aufgefordert, 1 für diese Person, 2 für diese Abteilung und so weiter zu drücken, und der Anruf klingelt direkt auf das Telefon dieses Benutzers. Im Fall einer Abteilung oder Gruppe von Benutzern wird der Anruf an alle ihre Telefone gleichzeitig gesendet, so dass derjenige, der zu der Zeit verfügbar ist, schnell antworten kann.
Es gibt eine Fülle von praktikablem Wissen, das gewonnen werden kann, wenn Sie analysieren, wie Ihr Unternehmen das Telefon nutzt. Kommt ein Großteil Ihres Unternehmens aus einem bestimmten geografischen Gebiet? Sind Ihre Telefone an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiten belebter? Hat diese Werbekampagne zu einem Anstieg der Anrufe geführt? Der Zugriff auf diese Informationen ist jedoch viel schwieriger, wenn Ihre geschäftlichen Anrufe auf einer Handvoll verschiedener Mobiltelefone stattfinden. Mit einem Cloud-Telefonsystem, das mit Analysefunktionen ausgestattet ist, sind alle Ihre Anrufinformationen in detaillierten Berichten verfügbar, sodass Sie immer informiert und auf dem neuesten Stand sind.
Ein Anrufbeantworter erfasst jeden Anruf.
Während ein Cloud-Telefon-System Ihre Business-Kommunikation Struktur absolut stärkt, werden einige Anrufe unvermeidlich durch die Ritzen gleiten. Der gelegentliche verpasste Anruf mag nicht als ein verhängnisvoller Fehler erscheinen, aber dieser verpasste Anruf könnte nur Ihr neuer größter Kunde sein - nur ein weiterer Fehler, der mit den richtigen Werkzeugen völlig vermeidbar ist. Ein Anrufbeantworter mit 24 / 7-Verfügbarkeit schützt Ihre Anrufe und gleicht die Anrufe von Kunden ab, die nach grundlegenden Informationen suchen (Geschäftszeiten, Rückgaberecht, Preisgestaltung usw.).
Die besten Anrufbeantworter bieten mehr als nur Nachrichten: Gut ausgebildete Agenten können Bestellungen bearbeiten, Termine verwalten, als Helpdesk fungieren, Anrufe screenen, Lead-Informationen sammeln und vieles mehr. Dies alles geschieht auf der Grundlage Ihres benutzerdefinierten Skripts, mit dem Agenten genau wie ein Mitglied Ihres Teams klingen. Und noch etwas: Die besten Anrufbeantworter können in jedes vorhandene Online-System integriert werden, z. B. in CRM- oder Fallmanagement-Software wie Salesforce oder Clio.
Sobald Sie Ihren Anrufbeantworter eingerichtet haben, können Sie so oft wie gewünscht Anrufe entgegennehmen. Gehst du für die Woche aus? Möchten Sie nur während der Geschäftszeiten telefonieren? Sie können Anrufe sogar zuerst an Ihr Telefon weiterleiten und dann an den Anrufbeantworter, wenn Sie nicht innerhalb einer bestimmten Zeit antworten. Sie kontrollieren Ihre Anrufe, und sie werden immer von einer freundlichen, sachkundigen Person beantwortet.
Es stimmt, kleine Unternehmen müssen mit weniger mehr erreichen, was ein Nachteil sein kann. Glücklicherweise existieren die ausgefeilten Telefonwerkzeuge, die früher für kleinere Unternehmen unerreichbar waren, nun in einer mobilen App, die flexibel und erschwinglich ist. Die flexiblen Funktionen eines Cloud-Telefonsystems, gepaart mit der zuverlässigen Unterstützung eines Anrufbeantworters, sind ein starkes Duo, das dafür sorgt, dass Sie nie wieder einen Telefonanruf verschwenden.
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